Of je nu een direct mail via internet verstuurd of er een via de fysieke postbedrijven laat bezorgen: vanaf 25 mei heeft de AVG invloed op je mailing. Natuurlijk, aan de manier waarop je je mailing opstelt zal weinig tot niets veranderen, Maar wat wel veranderd, is hoe je met de data van je contacten om dient te gaan. Zeker als je jouw mailing laat verzorgen door een bedrijf dat zich in direct mail heeft gespecialiseerd. Dergelijke bedrijven werken namelijk met jouw data en dienen de nodige maatregelen te nemen om veilig met die data te werken. In dit artikel wijzen we je op nog een aantal belangrijke aandachtspunten rondom het uitbesteden van direct mail en de AVG.
Beveiliging van de ICT
Wanneer je jouw data aan een direct mail specialist uitbesteed, is het belangrijk dat die specialist zijn ICT goed heeft beveiligd. Dat gaat verder dan een standaard virusscanner. Denk hierbij ook aan goed versleutelde bestanden en aan de fysieke beveiliging van de ICT apparatuur. Staan de pc’s bijvoorbeeld in een goed beveiligd bedrijfspand?
Verwerkersovereenkomsten
Met de invoering van de AVG is het nodig om met het bedrijf waar je jouw direct mailing aan uitbesteed een verwerkersovereenkomst te sluiten. In een dergelijke overeenkomst verwerk je onder andere welke data het bedrijf voor jouw verwerkt, dat ze passende maatregelen nemen om jouw data te beschermen en wat de afspraken zijn over eventuele subverwerkers. Dit zijn derden die in opdracht van jouw leverancier ook met jouw data werken om de mailing te verzorgen.
Digitale direct mail en toestemming
Je hebt het misschien niet door, maar je verstuurd mogelijk ook regelmatig een mailing met bijvoorbeeld een aanbieding via het internet. Je maakt dan gebruik van digitale direct mail. Een belangrijk aandachtspunt daarbij, is dat je toestemming van je relaties moet hebben om hen de mailing te mogen sturen. Wanneer jij aan een direct mail bedrijf zomaar een adressenbestand geeft om een mailing te versturen, zonder dat je van de ontvangers toestemming hebt gekregen, dan ben je in overtreding. Dat is ook de reden waarom je, hoogstwaarschijnlijk, de afgelopen dagen zoveel e-mails hebt ontvangen met de vraag of je wilt bevestigen dat bedrijf x jouw per e-mail berichten mag blijven sturen.
Verdiep je in de nieuwe regelgeving
Zoals je hebt kunnen lezen heeft de AVG zeker impact op de dagelijkse gang van zaken in veel bedrijven. Zeker als je met veel persoonsgegevens werkt, zoals bij direct mail het geval is (een e-mailadres is al een persoonsgegeven.) Wees daarom kritisch op het bedrijf waar jij jouw mailing kunt laten drukken en versturen.
Wil je meer weten over de AVG in zijn algemeen? Bezoek dan de website van de autoriteit persoonsgegevens.